Apprendre à utiliser Excel pour les débutants - Saisir des données dans Excel (Textes, nombres, formules)

Dans ce cours nous allons voir comment saisir des données et des formules dans Excel. Nous allons intentionnellement laisser de côté tout ce qui concerne la mise en forme de notre tableau, cela fera l’objet d’un prochain cours.

Vous pouvez obtenir le fichier d'exemple de cet article et découvrir la méthode d'apprentissage d'Excel pas-à-pas en cliquant sur le lien suivant :

1. Créer un nouveau classeur

Commençons par créer un nouveau classeur (« Fichier » / « Nouveau » / « Nouveau Classeur »). Cela aura pour effet d’ouvrir un classeur vierge, avec une ou trois feuilles de calcul (en fonction de votre version d’Excel).

Comme sur la photo ci-dessus, le nouveau classeur porte le nom de « Classeur1 » et les feuilles « Feuil1 », « Feuil2 », « Feuil3 », …

2. Saisir des données

Dans les cellules, il est possible de saisir trois types de données :

• Des textes,
• Des chiffres,
• Des formules

Pour saisir une donnée dans Excel, il faut tout d’abord sélectionner une cellule en cliquant dessus, puis entrer le texte ou le nombre dans la barre de formule (en haut après le fx) ou directement dans la cellule.

Lorsque la saisie est terminée, nous la validons en appuyant simplement sur la touche [Entrée] du clavier (voir le cours Les bases d’Excel pour plus d’informations sur le sujet).

Pour modifier une valeur déjà saisie, répétez l’opération en la modifiant directement dans la barre des formules.

Pour illustrer ce cours, nous allons saisir une synthèse des ventes réalisées par une entreprise dans le monde, décomposées par région :

Pour commencer nous allons donner un titre à notre feuille de calcul en procédant de la manière suivante :

• Cliquons sur la cellule concernée (ici la cellule A1),

• Saisissons simplement le texte qui va servir de titre : « Suivi des ventes mondiales »,

• Et enfin validons en appuyant sur la touche [Entrée] du clavier,

Puis nous allons saisir les données de notre tableau, en commençant par les en-têtes (les titres) de chaque colonne :

• Dans la cellule A3 nous saisissons l’en-tête de notre première colonne : « Zone »,

• Puis nous validons la cellule, mais cette fois-ci, nous allons utiliser la touche [Tabulation] du clavier, afin de passer sur la cellule située juste à droite (au lieu de la cellule situé en dessous de la cellule active comme l’aurai fait une validation avec la touche [Entrée],

• Ensuite, nous saisissons les deux en-têtes suivants :
  • « Pays » en cellule B3,
  • « Ventes en millions € » en cellule C3

Cela étant fait, nous allons pouvoir saisir les données de ventes pour arriver au tableau suivant :

Dans ce tableau nous retrouvons deux types de données :

• Des textes,
• Des nombres

Voyons maintenant comme saisir le troisième type de données : les formules !

3. Saisir des formules

Nous allons maintenant saisir des formules.

Contrairement aux valeurs que nous venons de voir, une formule commence par le signe « = » (ou les opérateurs plus « + » et moins « - »). Attention, cela signifie que si vous souhaitez saisir un texte qui commencerait par ce signe (par exemple « = Ceci génèrera une erreur »), Excel renverra alors une erreur, car la formule est impossible à interpréter.

Les formules les plus simples qu’Excel propose sont les opérateurs (Plus « + » et moins « - » que nous avons déjà abordés juste au-dessus, mais également multiplication « * » et division « / »).]. Ainsi, si nous voulons connaître les ventes cumulées de la zone Euro, nous pouvons saisir simplement :

=123+99+23

Excel nous retournera alors le résultat (245) dans la cellule D11. Mais si Excel ne se limitait qu’à réaliser ce type d’opérations, il ne serait alors qu’une simple calculatrice. La puissance d’Excel réside dans les calculs faisant référence à une ou plusieurs autres cellules. Pour obtenir le même résultat, mais nous pourrions ainsi saisir également :

=C4+C5+C6

Pour saisir cette formule pas-à-pas, suivez le déroulement suivant :

• Cliquez sur la cellule qui recevra le résultat
• Tapez le signe égal « = »
• Cliquez sur la première cellule de référence (« C4 »)
• Tapez le signe plus « + »
• Cliquez sur la seconde cellule de référence (« C5 »)
• Tapez à nouveau le signe plus « + »,
• Cliquez sur la dernière cellule de référence (« C6 »)
• Validez la formule en appuyant sur la touche « Entrée »

Notez au passage qu’Excel nous facilite grandement l’identification des cellules utilisées dans nos formules en affectant des couleurs aux cellules, et aux coordonnées de ces cellules au sein de la formule.

De cette manière, si nous modifions les données de références, alors Excel modifiera également le résultat (les ventes de la zone Europe passent alors en effet à 334 millions d’Euro).

Imaginons maintenant que nous voulions connaître les coûts de production par pays, compte tenu d’un coefficient de 60%.

Pour les ventes en France, la formule serait alors :

=C4*60%

Pour étendre cette même formule à l’ensemble des lignes du tableau, passez le curseur sur le petit carré noir en bas à droite de la cellule sélectionnée (le curseur prend alors la forme d’une petite croix noire), puis glissez le vers le bas :

La formule s’étend alors correctement.

Maintenant remplaçons le taux utilisé (les 60%) par une référence à une cellule existante :

Puis étendons cette formule aux autres lignes :

Catastrophe ! La formule pourtant correcte sur la première ligne ne fonctionne plus sur les lignes suivantes. La raison est très simple, nous avons dit à Excel « décale la référence du montant des Ventes vers le bas » pour calculer les ventes de chaque pays. Sauf qu’en même temps, Excel décale vers le bas le pourcentage du coût de production et pointe donc vers des cellules vides (ce qui revient pour Excel à une valeur égale à zéro). Pour s’en rendre compte, il suffit de regarder le calcul du coût de production de la ligne située juste en dessous (les ventes de l’Allemagne) :

Pour éviter ce problème, il aurait fallu changer la première formule par :

=C4*$F$5

Le signe dollars permet de transformer une référence relative (c’est-à-dire qui va s’ajuster lors d’une extension ou de la copie d’une cellule) en référence absolue (c’est-à-dire qui va rester inchangée).

Pour saisir cette formule en utilisant la référence absolue, procédons comme suit :

• Cliquons sur la cellule qui recevra le résultat (« D4 »)
• Tapons le signe égal « = »
• Cliquons sur la cellule des ventes en France (« C4 »)
• Tapons « * »
• Cliquons sur la cellule des coûts de production en % (« F5 »)
• Appuyons sur la touche « F4 » pour rendre absolue la dernière référence (il est également possible de saisir les « $ » manuellement)

• Validons la formule en appuyant sur la touche « Entrée »

• Nous pouvons maintenant étendre cette formule aux autres Pays

Une référence peut également être mixte, c'est-à-dire mi-relative, mi-absolue (par exemple $A1 ou A$1), ce qui signifie que seul un des deux paramètres de ses coordonnées est absolu. L'autre pourra s'étendre librement.

Assurez-vous de bien comprendre cette notion référence relative et référence absolue, c’est un point essentiel dans l’utilisation des formules sur Excel.

Dans le prochain cours, nous allons voir comment formatter les cellules, pour les rendre plus agréables à consulter, afin de pouvoir partager notre feuille de calcul avec d’autres utilisateurs.