Transformez vos recettes en un tableau magique grâce à Flash Fill d’Excel !

Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment exploiter l’outil Flash Fill d’Excel pour transformer une liste d’ingrédients non structurée en un tableau parfaitement organisé. Nous allons voir comment séparer automatiquement les quantités, les unités de mesure et les noms des ingrédients, et nous aborderons toutes les astuces utiles pour parfaire ce procédé.

Restez avec nous jusqu’à la fin pour découvrir même une astuce bonus sous forme de macro qui vous permettra d’automatiser certaines actions.

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Tutoriel Vidéo

1. Présentation

Pour illustrer ce tutoriel, nous allons utiliser le tableau suivant dans lequel nous avons réuni des informations brutes sur des ingrédients de quelques recettes de cuisine.

Ce tableau comporte une colonne intitulée « Ingrédient Brut » qui contient des données non structurées. L’objectif est de transformer ces données en trois colonnes distinctes : « Quantité », « Unité » et « Nom_Ingrédient ». Nous allons ainsi pouvoir mieux organiser et exploiter ces informations pour créer une base de données de recettes ou pour simplifier l’analyse de vos ingrédients lors de la préparation de vos plats.

Si nous regardons bien, nous pouvons constater que ce tableau présente différentes manières de formater un ingrédient. Par exemple, la première ligne « 200g farine » contient à la fois la quantité (200), l’unité (g) et le nom de l’ingrédient (farine) regroupés en une seule chaîne de texte.

Dans d’autres cas, comme « 3 œufs », l’unité n’est pas toujours explicite ou peut être implicite. La diversité de ces formats rend la tâche de reformatage fastidieuse si nous devons le faire manuellement pour un grand nombre d’entrées.

C’est ici qu’intervient l’outil Flash Fill d’Excel, qui a la capacité de détecter automatiquement des motifs à partir des exemples que nous lui fournissons.

Il faut en effet savoir qu’en cuisine comme en entreprise, une bonne organisation est la clé d’un travail efficace. En structurant nos ingrédients en colonnes séparées, nous pouvons non seulement faciliter la lecture de nos données mais aussi préparer le terrain pour des analyses plus poussées, comme le calcul des quantités nécessaires pour un certain nombre de portions ou encore l’optimisation de vos achats en comparant les unités de mesure.

2. Application pratique sur notre cas d’étude

Passons maintenant à la pratique en découvrant comment utiliser l’outil Flash Fill pour extraire automatiquement la quantité, l’unité et le nom de l’ingrédient de notre colonne « IngrédientBrut ».

Dans la première cellule de la colonne « Quantités », nous allons saisir manuellement la première donnée que nous souhaitons extraire, ici « 200 ».

Pour guider Excel, nous nous assurons de respecter le format de la donnée d’origine. Après avoir saisi cet exemple, nous sélectionnons la cellule suivante dans la colonne « Quantité ».

À ce stade, nous utilisons le raccourci clavier [Ctrl]+[E] pour déclencher Flash Fill.

Immédiatement, Excel analyse le motif que nous avons introduit et complète automatiquement les cellules suivantes avec les quantités correspondantes pour chacune des lignes.

Nous constatons que pour « 3 œufs » la cellule affiche « 3 », etc…

Cette opération est simple mais extrêmement puissante car elle évite de devoir extraire manuellement chaque nombre, surtout lorsque nous travaillons avec de grandes quantités de données.

La deuxième étape consiste à extraire l’unité de mesure, ce qui sera déjà un peu plus complexe.

Nous créons une nouvelle colonne à droite de « Quantité » et nous la nommons « Unité ».

Dans la première ligne, nous saisissons « g » car c’est l’unité associée à la quantité.

Puis, nous utilisons à nouveau le raccourci [Ctrl]+[E].

Si dans la plupart des cas cela va bien fonctionner (« 150 ml lait » retourne effectivement « ml »), nous pouvons également constater quelques corrections à apporter.

Ainsi, « 2 cuillères à soupe sucre », nous indiquons « cuillères à soupe ».

De cette manière, le Flash Fill s’actualise automatiquement, afin de corriger les autres éléments.

Sur la ligne « 3 œufs », qui n’a aucune unité explicite, la cellule devient donc vide pour signifier l’absence d’unité.

Il est important de vérifier que le remplissage automatique s’effectue correctement pour chaque ligne.

La troisième et dernière étape porte sur l’extraction du nom de l’ingrédient.

Nous insérons encore une colonne à droite de « Unité » et nous la nommons « Ingrédient ».

Dans la première ligne, pour la donnée « 200g farine », nous tapons « Farine », avec une majuscule.

Puis, comme nous l’avons fait précédemment, nous nous positionnons sur la cellule suivante et nous appuyons de nouveau sur [Ctrl]+[E].

Tous les ingrédients sont ainsi repris automatiquement, avec une casse identique, c’est-à-dire avec la première lettre de chaque ingrédient en majuscule !

Comme nous l’avons constaté, Flash Fill repose sur une analyse intelligente des données. Dès lors que nous fournissons quelques exemples, l’outil utilise un algorithme qui détecte la structure répétitive dans la chaîne de caractères. Par conséquent, si certaines données présentent des variations inattendues, il suffit de fournir un exemple additionnel pour que Flash Fill adapte correctement le modèle.

3. Utilisation concrète de la base : création d’une liste de courses dynamique

Dans cette troisième partie, nous allons donner vie à notre base en transformant notre tableau structuré en un outil pratique pour générer une liste de courses dynamique et personnalisée.

Désormais, nos données sont organisées en trois colonnes distinctes : « Quantité », « Unité » et « Ingrédient ». Nous allons exploiter ces informations pour regrouper les ingrédients identiques et calculer automatiquement la quantité totale nécessaire, ce qui vous permettra de planifier vos achats en fonction de vos recettes.

Nous commençons par transformer notre plage de données en un tableau Excel afin de bénéficier des fonctionnalités avancées de tri, de filtre et de mise à jour automatique.

Pour ce faire, nous sélectionnons la cellule en haut à gauche de notre base (par exemple, A1) puis nous utilisons le raccourci [Ctrl]+[L]. Une boîte de dialogue s’ouvre, dans laquelle nous vérifions que la case « Mon tableau comporte des en-têtes » est bien cochée, puis nous cliquons sur « Ok ». Notre plage se transforme alors en un tableau nommé automatiquement par Excel, ce qui facilite la gestion des données lors des mises à jour.

La prochaine étape consiste à regrouper les ingrédients identiques afin d’obtenir une synthèse de la quantité totale pour chaque ingrédient. Pour cela, nous allons créer un tableau croisé dynamique. Nous nous rendons dans le menu « Insertion » et nous sélectionnons l’option « Tableau croisé dynamique ».

Dans la fenêtre qui apparaît, nous vérifions que la plage de notre tableau est correctement sélectionnée et nous choisissons de placer le tableau croisé dynamique dans une nouvelle feuille. Nous validons en cliquant sur « Ok ». Dans le volet des champs du tableau croisé dynamique, nous glissons le champ « Ingrédient » dans la zone « Lignes » et le champ « Quantité » dans la zone « Valeurs ».

Par défaut, Excel additionne les quantités pour chaque ingrédient, ce qui nous permet de voir immédiatement combien de grammes ou de pièces sont nécessaires pour regrouper l’ensemble de nos recettes.

Si nous le souhaitons, nous pouvons également personnaliser le format du tableau croisé dynamique pour qu’il soit plus lisible. Par exemple, en modifiant la mise en forme des nombres ou en appliquant un style de tableau prédéfini, nous facilitons la lecture et la compréhension de nos données. Pour ce faire, nous nous rendons dans le menu « Création » du tableau croisé dynamique et nous choisissons un style qui met en avant les totaux et les regroupements.

Pour aller encore plus loin, nous pourrions imaginer intégrer des colonnes supplémentaires dans notre base, par exemple pour indiquer le coût de chaque ingrédient ou la catégorie (produit frais, épicerie, etc.). Nous pourrions alors créer des graphiques pour visualiser la répartition des dépenses ou le nombre de recettes utilisant un ingrédient spécifique. L’automatisation et la flexibilité d’Excel nous offrent ainsi de multiples possibilités pour adapter notre outil aux besoins du quotidien.