Comment corriger les fautes d’orthographe sur Excel ?

Pour éviter de transmettre des documents contenant des fautes d’orthographe, Excel propose le même outil de correction automatique que celui intégré dans Word.

Bien que largement perfectible, celui-ci reste relativement efficace et nous permettra de corriger la plupart des erreurs les plus courantes.

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1. Comment activer le correcteur orthographique

Excel est un outil fabuleux qui nous permet de produire des documents plus ou moins élaborés, et il serait effectivement dommage de ne pas parvenir à faire passer un message en raison de fautes disséminées ici ou là.

Comme la plupart des fonctionnalités proposées par Excel, le correcteur orthographique peut être appelé de plusieurs manières :

• Tout d’abord, la méthode classique va consister à se rendre dans le menu Révision, puis à cliquer sur le premier bouton, qui porte bien son nom « Orthographe »
• Il est également possible de parvenir au même résultat en utilisant le raccourci clavier [F7]

Lorsque nous utilisons l’une de ces deux méthodes, une boîte de dialogue va s’afficher, afin de nous présenter la première faute d’orthographe identifiée par Excel, en sachant que l’analyse va commencer à partir de la cellule actuellement sélectionnée :

C’est pourquoi si nous voulons faire commencer l’analyse au tout début de la feuille de calcul, nous devrons au préalable, sélectionner la cellule A1.

Ensuite, depuis la boîte de dialogue de correction, nous allons retrouver les options de correction classiques :

• Bouton « Ignorer » : Nous pourrons en effet, soit ignorer l’erreur présentée et passer directement à la suivante
• Bouton « Ignorer tout » : Soit ignorer toutes les erreurs identiques à l’erreur présentée
• Bouton « Ajouter au dictionnaire » : Soit, ajouter le terme dans le dictionnaire personnel afin qu’Excel ne considère plus le terme comme étant une erreur sur les analyses suivantes
• Bouton « Remplacer » : Soit effectuer la correction en remplaçant le terme détecté par la proposition sélectionnée sur la gauche
• Bouton « Remplacer tout » : Soit effectuer la correction de tous les termes identiques
• Bouton « Correction automatique » : Soit laisser à Excel le soin de faire le meilleur choix possible pour effectuer la correction

Pour définir de manière précise comment les corrections doivent être effectuées, nous pouvons encore cliquer sur le bouton [Options…] :

Nous y retrouvons les règles de corrections automatiques que nous avions découvertes dans un tutoriel précédent, que vous retrouverez en cliquant ici « Comment éviter les fautes de frappe avec la fonctionnalité de remplacement automatique d’Excel ».

Revenons sur la boîte de dialogue afin de corriger l’erreur présentée en cliquant sur le bouton [Remplacer].

Une fois la correction effectuée, Excel va identifier l’erreur suivante.

Si nous souhaitons annuler les corrections effectuées lors d’une analyse, nous pouvons appuyer sur les touches [Ctrl]+[Z].

2. Sélection de l’étendue de la correction

Comme nous venons de le voir, si nous nous contentons de sélectionner une cellule avant de lancer la correction orthographique, alors Excel va procéder à la correction de l’intégralité de la feuille de calcul active en partant de cette cellule sélectionnée.

En revanche, si nous voulons limiter l’analyse uniquement à une plage de cellules, il suffira au préalable de sélectionner cette page.

Ici, nous allons commencer par sélectionner les cellules A3 à A7 de la deuxième feuille de calculs avant de lancer la correction en appuyant sur la touche [F7] :

Excel va bien nous proposer la correction de l’intégralité des cellules de cette plage de cellules, en revanche, les cellules qui se trouvent en dehors de celle-ci, conservons leurs erreurs éventuelles, sans même être analysées :

À l’inverse, si nous voulons étendre la correction sur plusieurs feuilles de calcul, nous devrons au préalable sélectionner toutes les feuilles de calcul à corriger en maintenant la touche [Ctrl] du clavier enfoncée, tout en en cliquant sur les onglets correspondant à ces feuilles de calcul :

Pour aller encore plus vite, si nous souhaitons corriger l’intégralité du classeur, il suffira d’effectuer un clic droit sur l’un des onglets afin de cliquer sur l’option [Sélectionner toutes les feuilles].

De cette manière, il ne restera plus qu’à appuyer sur [F7].

Enfin, si nous voulons réduire la portée de la traduction à une cellule uniquement, nous allons devoir nous rendre à l’intérieur de celle-ci, en appuyant sur la touche [F2], et c’est seulement à ce moment-là que nous pouvons lancer la correction orthographique en appuyant sur [F7].

Si nous voulons ne corriger qu’une partie seulement de cette cellule, nous la sélectionnons avant d’appuyer sur la touche [F7].

3. Choix de la langue de correction

Par défaut, la correction est effectuée dans la langue locale du système d’exploitation.

Mais si nous le souhaitons, nous pouvons ajouter d’autres langues dans l’analyse.

Pour cela nous allons nous rendre dans le menu Fichier>Options.

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, nous allons nous rendre dans la catégorie « Langue » et cliquer sur « Ajouter une langue » depuis le groupe « Langues de création et vérification linguistique d’Office ».

Lorsque nous avons choisi la langue que nous voulons ajouter, nous cochons l’option « Télécharger les outils de vérification linguistique » et nous validons en appuyant sur le bouton « Ajouter ».

La nouvelle langue va alors se télécharger et s’installer en arrière-plan afin de pouvoir être utilisée pour une correction orthographique.

Attention, les outils de vérification linguistique ne sont pas disponibles pour toutes les langues.

4. Découvrir les fonctionnalités de rédaction proposée par Excel

En plus de la correction orthographique que nous venons de découvrir, Excel dispose d’autres outils qui vont nous permettre d’améliorer le contenu des textes au sein des feuilles de calcul.

   4.1. Les synonymes

Tout d’abord, nous allons pouvoir utiliser le dictionnaire des synonymes, lequel va nous permettre de trouver des termes ayant la même signification que ceux déjà saisis dans la feuille de calcul.

Pour utiliser le dictionnaire des synonymes, nous allons tout d’abord commencer par sélectionner l’un des termes que nous voulons modifier, puis nous allons nous rendre dans le menu Révision afin de cliquer sur Dictionnaire des synonymes :

Excel nous affiche alors une série de suggestions sur le panneau latéral à droite de la feuille de calcul :

Si nous cliquons sur l’un des termes proposés, Excel utilisera celui-ci comme source pour de nouvelles propositions.

   4.2. Traduire du texte

Excel dispose également d’une fonctionnalité de traduction qui va nous permettre d’interpréter un terme sélectionné dans la langue de notre choix.

Pour cela, nous allons commencer par sélectionner la cellule contenant le terme que nous voulons traduire, puis nous allons nous rendre dans le menu Révision et cliquer sur le bouton Traduire :

Une notification nous informe que la traduction nécessite un accès internet pour être effectuée.

Excel nous affiche une nouvelle fois une suggestion de traduction du terme sélectionné.

Si nous le souhaitons, nous pouvons modifier les langues utilisées :

• Tout d’abord, nous pouvons modifier la langue Source, c’est-à-dire la langue dans laquelle est saisi le texte sélectionné, il s’agit ici du français.
• Et ensuite, nous allons pouvoir choisir la langue cible, c’est-à-dire celle dans laquelle nous voulons que le terme soit traduit. Ici, nous allons choisir par exemple l’anglais.

Pour finir, il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton traduction pour qu’Excel traduise le terme.